Importera en inbjudningslista

Innan du kan skicka din inbjudan behöver du importera mottagarna av inbjudan. Uppgifterna du importerar för varje person (förnamn, efternamn, email, företagsamn etc.) kommer förifyllas i registreringen - förutsatt att du använder dessa grunduppgiftsfält i registreringen.
Inbjudningslistan ska importeras in till den deltagarkategori för import som du skapat vid uppsättningen av en utskicksstruktur och som du namngett till Inbjudningslista eller Importlista.

 

Städa listan innan import

Var noga med att ha gått igenom listan och städat den innan du försöker importera den. Det går inte att importera listan om den har felaktigheter i form av felaktiga kolumnnamn, felaktigt filformat, ej giltiga tecken, för många tecken i en kolumn, om kolumnen Mobile är med men ej CountryCode.
Importfunktionen kommer att neka importen och ge dig indikation på vilken rad i importdokumentet som innehåller felaktigheten. Då får du editera dokumentet och försöka importera den igen.

Importera deltagare med hjälp av formaterade textfiler (.txt) eller .csv-filer. Både semikolon ';' och kommatecken ',' hanteras som fältavgränsare, enligt rådande standard i Europa resp USA. Texter som importeras skall därför inte innehålla kommatecken eller semikolon eftersom dessa tecken kommer att tolkas som fältavgränsare.

Tänk på!
Observera att om du ska importera en lista för att kunna göra ett sms-utskick så är det viktigt att du i din importlista har med både kolumnen CountryCode och Mobile!

Öppna Excel och lägg till kolumnrubriker för de uppgifter du önskar importera. Här är en lista över de kolumnrubriker du kan använda och som är kopplade till våra standardgrunduppgiftsfält.

“Firstname”, “Lastname” är obligatoriska. ”CountryCode” är obligatoriskt för alla rader där ”Mobile” används.

Tänk på!
Observera att det är mycket viktigt att kolumnrubrikerna har exakt stavning som i listan nedan!
Firstname och Lastname är alltid obligatoriska och måste ligga först i excelbladet. De behöver dock inte innehålla någon data men kolumnerna och kolumnrubrikerna måste finnas med.

• Firstname
• Lastname
• Email
• CountryCode
• Mobile
• Phone
• Company
• Department
• Address1
• Zip
• City
• Country
• State
• Sex
• Birth
• Lang
• ExternalReference

För att importera information till ett eget fält

1. Skapa ett eget fält
2. Koppla på det egna fältet på kategorin
3. Klicka på Rapporter i vänstermenyn
4. Klicka på Egna fält 
5. Lägg in ID i excellistan som kolumnrubrik

Exempel på importfil

Här är ett exempel på en importfil med kolumnrubriker samt en deltagares uppgifter:

Notera att Excelfilen behöver sparas till formatet CSV (kommaavgränsad)!
Bifogat finns en importfilsmall du kan ladda ner. Ta bort eller lägg till kolumnrubriker.

 

Exempel på enklaste varianten av importfil

Här är ett exempel på hur den allra enklaste varianten av importfil måste se ut även om du bara har epostadresser att importera.

Så här importerar du filen med de mottagare du vill skicka inbjudan till:

1. Logga in i admin för ditt event
2. Klicka på Inbjudningar i vänstermenyn
3. Kontrollera att det finns en utskicksstruktur skapad för den deltagarkategori dit du nu vill importera in din mottagarlista. Om det finns en utskicksstruktur skapad så hittar du den under rubriken Utskicksstruktur. Om det ännu inte finns en struktur skapad så måste du först skapa den.
   >Läs här om hur du skapar en utskicksstruktur
4. Klicka på namnet på den utskicksstruktur, dvs namnet på deltagarkategorin som du vill importera listan till. 
5. I vyn som fälls ner, klicka på knappen Importera deltagare
6. Klicka på knappen Välj fil
7. Välj din importfil / inbjudningslista
8. Kontrollera dubbletter baserat på email"; markerar du denna kontrollera adminet om det finns dubbletter av e-postadress i filen efter att du har klickat på Validera.
9. Klicka på Validera
10. Om du hade markerat att kontrollera dubbletter så syns även en dialogruta med en ev summering om detta.
    Dubbletter i utskicksstruktuer - Utskicksstruktur: om du redan har importerar till kategorin och gör en ny import visar detta om det redan finns samma e-postadress importerade. Då kan du välja att exkludera de e-postadresser som redan finns importerade innan Validera.
    Dubbletter i filen - filiformation: om du vill rensa dessa, avbryt och rensa i din CSV-fil.
11. Klicka på knappen Importera - förutsatt att inga felaktigheter påträffats i din importfil.
12. Klart! Du har nu importerat din inbjudningslista och kan nu skicka ut din inbjudan till dessa.
    
    Läs HÄR om hur du skickar inbjudan

Attached files:

Enkel importfil att använda.csv

93 Bytes Download

Info för importfil komplett.xlsx

20 kB Download