Skapa en utskicksstruktur

Den här artikeln beskriver hur du skapar en så kallad utskicksstruktur som krävs för att du ska kunna skicka ut en inbjudan till en importerad inbjudningslista.
Strukturen som skapas kommer att styra hur de som besvarar inbjudan med antingen Ja eller Nej kommer att hanteras.
I systemet skapas deltagarkategorier som gör det tydligt att se vilka som tackat ja, tackat nej, avbokat sig eller som ligger kvar i inbjudningslistan. Se bilden nedan.

En utskicksstruktur skapar man per deltagarkategori för att kunna skicka ut olika inbjudningar till olika deltagarkategorier och/eller för att per deltagarkategori kunna se hur många som svarar ja, tackar nej eller avregistrerar sig.

Utskicksstrukturen kommer automatiskt för en befintlig eller ny deltagarkategori att:

1. skapa en tillhörande deltagarkategori dit man importerar sin inbjudningslista (IMPORT)
2. skapa en tillhörande deltagarkategori för de från inbjudningslistan som tackar nej eller avböjer (AVBÖJDA)
3. skapa en tillhörande deltagarkategori för de som först svarat ja på inbjudan men som sedan avbokar sig (via länken i bekräftelsemailet) (AVREGISTRERADE)

Bilden visar vy från Hem-vyn när en utskicksstruktur har skapats.

 

Bilden visar vy från sidan Inbjudningar där man ser en komprimerad vy över de utskicksstrukturer som är skapade samt färgade boxar som visar (från vänster) Antalet importerade mottagare, Antal anmälda, Antal som avböjt samt Antal som avregistrerat sitt deltagande.

Så här skapar du en utskicksstruktur:

1. Logga in i admin för ditt event
2. Klicka på Inbjudningar i vänstermenyn
3. Under Utskicksstruktur - klicka på den gröna knappen Lägg till
4. Vid Välj kategori så väljer du om du vill skapa utskicksstrukturen utifrån en befintlig deltagarkategori eller om du vill skapa en helt ny deltagarkategori.
   Önskar du välja en befintlig deltagarkategori - välj den i listan (endast kategorier som inte ligger i en struktur redan visas).
   Önskar du skapa en ny deltagarkategori - markera först Ny kategori och skriv sedan in ett tydligt namn på den nya deltagarkategorin. Vi rekommenderar dock att ha kategorin skapad innan och välja Befintlig kategori!
5. Vid valen för Registrering eller Eventsida väljer du om 
   -De som tackar ja till inbjudan ska dirigeras till en registreringssida där de måste slutföra en anmälan för att registreras som deltagare.
   -Väljer du istället Eventsida så blir deltagarna först och främst automatiskt anmälda utan att först komma till en registreringssida och de dirigeras sen till en eventsida som du då måste ha skapat och kopplat på för den deltagarkategori i utskicksstrukturen som är kategorin för de som tackat ja till inbjudan. Registreringskategorin får endast ha grunduppgiftssteget och inga kostnader för att fungera!
6. I fältet E-postadresser för notifiering vid avregistrering kan du ange en eller flera e-postadresser (separerade med semikolon) som du vill ska ta emot aviseringar om en deltagare som först anmält sig, sedan ångrar sitt deltagande och avanmäler sig själv via den länk som finns för avanmälan i bekräftelsemailet.
   TIPS!
   Om du i efterhand vill ändra en angiven e-postadress så gör du det genom att från Hem-vyn, klicka på kugghjulet (inställningar) till höger om namnet på den deltagarkategori som i utskicksstrukturen är kategori för de som tackat ja till inbjudan
    
7. I fältet Meddelande till mottagare som avböjt skriver du in det meddelande som de mottagare som tackar nej eller avböjer ser.
   Exempel på text att skriva här: "Tack för ditt svar! Synd att du inte kan komma! Vi hoppas få se dig en annan gång!"
8. Klicka på knappen Lägg till längst ner till höger
9. Utskicksstrukturen är nu skapad!
10. Gå vidare med att Importera mottagarlistan och sen Skicka inbjudan.