Skapa boende

Den här artikeln handlar om hur du i Trippus admin sätter upp ett boendealternativ som sedan deltagarna ska kunna boka i anmälan.

För att ett boende ska konfigureras rätt och i och med det bli bokningsbart i anmälan måste du ha gjort detta:

• Under Boende (i vänstermenyn) inloggad på ditt event skapa de olika boendealternativen och namnge dem enligt principen ”Hotellets/boendets namn + rumstyp”, tex ”Grand Hotell Dubbelrum”, ”Scandic Kramer 3-bäddsrum” etc.
• Ställa in korrekt antal bäddar för de olika boendealternativen så att detta stämmer överens med rumstypen du angav i boendets namn.
• Ange korrekt pris och momssats för varje boendealternativ (om boendet ska kosta förstås)
• Lägga upp en eller flera bokningsbara nätter 
• Om du har upphandlat ett visst antal rum per natt - lägga in den begränsningen (allotment) för varje bokningsbar natt 
• Koppla boendet till den eller de deltagarkategorier som ska kunna boka de olika boendealternativen 

Så här skapar du ett boendealternativ

>Steg 1 - Skapa boendet, ange namn och boendeinformation

>Steg 2 - ange antal sängar/bäddar per rum

>Steg 3 - lägg till nätter

 

Steg 1 - Skapa boendet, ange namn och boendeinformation

1. Logga in i admin för ditt event
2. Klicka på Boende i vänstermenyn
3. Klicka på Lägg till boende uppe till höger
4. Klicka på Lägg till nytt boendealternativ uppe till höger
5. I fältet Boende - skriv in namnet på boendealternativet tillsammans med rumstypen.
   Till exempel: Scandic Grand Central Enkelrum, Gothia Towers trebäddsrum, Gräsö stugby 9-bäddsstuga
6. I fälten för adress- och kontaktuppgifter kan du om du önskar skriva in uppgifter om boendet.
   Uppgifterna visas då i boendesteget i anmälan och i bokningsbekräftelsen (se bild 1 och 2 nedan)om du valt att aktivera inställningen för detta. 
7. I den stora rutan med rubriken Information kan du om du önskar lägga in en kort text om boendet och dess faciliteter. Man kan också lägga in en eller flera bilder.
   Även informationen angiven i denna ruta kommer att visas i boendesteget i anmälan. Dock inte i bokningsbekräftelsen
8. Klicka på Nästa för att gå vidare till steg 2

Bild 1. Visar vy från boendesteget i anmälan när man klickat på Info för ett bokningsbart boendealternativ.

Bild 2. Visar del av bokningsbekräftelsen där boendets kontaktuppgifter visas om du aktiverat inställningen Boendeinformation under deltagarkategorins Flexinställningar på fliken Confirmation.

Steg 2 - ange antal sängar per rum

1. I listan Antal sängar per rum anger du det antal sängar/bäddar som finns i det aktuella boendealternativet. 
   Till exempel: För ett dubbelrum väljer du 2 i listan för antal sängar
2. I fältet Moms anger du den momssats som gäller för boendet.
   Även om frukost och övernattning oftast har olika momssatser anges här en gemensam momssats.
3. Under Stäng rumsfördelningen kan du redan nu ange datum och tid när du vill stänga möjligheten för deltagarna att ändra namnen på de som ska bo i de bokade rummen.
4. I rutan Information visas samma information som angavs under steg 1
5. I fältet Länk till hotellinfo kan du om du vill ange en URL som då visas i boendets information i boendesteget i anmälan. Se Bild 1 ovan (www.hotellet.se)
6. I fältet Hemsida kan du om du vill ange en URL som då visas i boendets information i boendesteget i anmälan. Se Bild 1 ovan (www.grandhotell.se)
7. Klicka på Nästa för att gå vidare till steg 3

Steg 3 - lägg till nätter

Vill du lägga till ett flertal nätter samtidigt - läs här. Annars fortsätt enligt stegen nedan som beskriver hur du lägger till en natt i taget

1. I fältet för Datum - ange vilket datum som ska vara den allra första natten som deltagarna ska kunna sova i boendet
2. Ange med inställningen för Första- och sistanatt hur deltagarna ska få möjlighet att checka in och ut. Om deltagarna fritt ska kunna välja att checka in och ut vilket datum de önskar så ska alltid första- och sistanatt vara ibockade för alla nätter du lägger upp.
   Observera att det är just nätter du ställer in här. För den sista natten som ska vara bokningsbar för deltagarna är det INTE datumet för utcheckning som anges utan datumet för sista incheckning.
   I anmälan kommer dock deltagarna att välja in- och utcheckning på sedvanligt sätt men i admin anger du som administratör sista dag för incheckning.
3. I fältet Antal rum skriver du in det antal rum du har upphandlat av just den aktuella rumstypen den aktuella natten.
   Ställ in 0 om du har obegränsat med rum
4. I fältet Inpris rum kan du som en information till dig själv skriva in det pris som ni som arrangör fått från till exempel ett hotell. Värdet i fältet visas inte för deltagarna.
5. I fältet Rumspris anger du det pris som deltagarna ska betala. Priset anges utifrån vilken momsinställning du satt på eventet. Priset du anger gäller då för det aktuell boendealternativet den aktuella natten.
6. Klicka på Spara
7. Om du önskar lägga upp ytterligare nätter så har nu systemet automatiskt ställt in nästkommande natt i Datum och också sparat värdet i Antal rum och Rumspris.
   Du behöver göra inställningen för Första- och sistanatt och Spara så har ytterligare en natt lagts till.
   >För att läsa om hur du lägger till nätter i efterhand - läs här 

Steg 4 - koppla på boendet till en deltagarkategori för att det ska bli bokningsbart

> Läs här om hur du kopplar på ett boendealternativ till en deltagarkategori